Privacyreglement Stichting Propeus

Dit privacyreglement van Stichting Propeus is bestemd voor de cliënten en diens verwanten van alle bedrijfsonderdelen van de organisatie (residentieel en ambulant). Propeus registreert de benodigde persoonsgegevens van haar cliënten (hierna ook: cliënten en/of betrokkene). Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement  en de Wbp op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. De kenmerken van de persoonsregistratie worden in dit privacyreglement genoemd. Daarnaast wordt er aandacht geschonken aan het gebruik van persoonsgegevens, zoals het verstrekken van gegevens, toegang tot persoonsgegevens en inzage van opgenomen gegevens.

Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

  1. Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
  2. Zorggegevens: persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of de geestelijke gesteldheid van betrokkenen.
  3. Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
  4. Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.
  5. Verantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
  6. Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen (bijvoorbeeld het zorgkantoor, CIZ).
  7. Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, of zijn vertegenwoordiger.
  8. Derde: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken (bijvoorbeeld een arts).
  9. Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt.
  10. Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting, waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
  11. De Autoriteit Persoonsgegevens: de autoriteit die toezicht houdt op het gebruik van persoonsgegevens.
  12. Klachtencommissie: de commissie ingesteld overeenkomstig de Wet Kwaliteit, Klachten en Geschillen Zorg.
  13. Vertegenwoordiger: de persoon die op grond van enige wettelijke bepaling in plaats van of naast de cliënt moet worden betrokken bij de nakoming van de verplichtingen ten opzichte van cliënt (waaronder ook gezaghebbende ouder(s) danwel voogd).

Artikel 2. Doel

  1. Het doel van dit reglement is een praktische uitwerking te geven van de bepalingen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (verder te noemen: WBP)
  2. Dit reglement is van toepassing binnen Stichting Propeus en heeft betrekking op de in dit reglement genoemde verwerking van persoonsgegevens.

Artikel 3. Reikwijdte

Dit reglement heeft betrekking op alle door Propeus gehouden persoonsregistraties, zowel in geautomatiseerde/digitale vorm als in de vorm van fysieke dossiers, voor zover deze betrekking hebben op cliënten.

Rechtmatige verwerking van persoonsgegevens

Artikel 4. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking

  1. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement en de Wbp op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
  2. Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
  3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

Artikel 5. Verwerking van persoonsgegevens

  1. Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien aan een van onderstaande voorwaarden is voldaan:
  2. de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;
  3. dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor handelingen die op verzoek van de betrokkene worden verricht en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
  4. dit noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen;
  5. dit noodzakelijk is ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van betrokkene;
  6. dit noodzakelijk is met het oog op belang van de verantwoordelijke of van een derde én het belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt niet prevaleert.
  7. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

Verwerking van bijzondere persoonsgegevens (gezondheidsgegevens)

Gegevens betreffende de gezondheid  van betrokkene worden slechts verwerkt indien aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:

Artikel 6.

  1. Hulpverleners, instellingen of voorzieningen in de gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening

De verwerking geschiedt door hulpverleners, instellingen of voorzieningen in de gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene, dan wel beheer van de betreffende instelling of beroepspraktijk noodzakelijk is .

  1. Verzekeraars

De verwerking geschiedt op verzoek van de verzekeraar zover dat noodzakelijk is voor de beoordeling van het door de verzekeringsinstelling te verzekeren risico, dan wel voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een verzekeringsovereenkomst.

  1. Gemeenten

De verwerking geschiedt op verzoek van de gemeente zover dat noodzakelijk is voor de beoordeling van de zorgvraag en beschikking. Onder gemeente wordt ook verstaan alle door de gemeente aangewezen personen (in bijvoorbeeld wijkteams) die belast zijn met de toegang tot zorg. Met toestemming van betrokkene kunnen gezondheidsgegevens worden verstrekt. Er worden niet meer gegevens verstrekt dan nodig voor het doel waarvoor informatie nodig is.

  1. Bijzondere gegevens als aanvulling op gezondheidsgegevens

Het verbod om bijzondere gegevens te verwerken is niet van toepassing voor zover dat noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene.

  1. Wetenschappelijk onderzoek en statistiek

Zonder toestemming van de betrokkene kunnen ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de volksgezondheid aan een ander gegevens over de patiënt worden verstrekt, indien:

  • het vragen van toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek is voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad, of:
  • het vragen van toestemming, gelet op de aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid niet kan worden verlangd en de hulpverlener zorg heeft gedragen dat de gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat herleiding tot individuele natuurlijke personen redelijkerwijs wordt voorkomen.

Verstrekking zoals hiervoor is genoemd, is slechts mogelijk indien:

  • het onderzoek een algemeen belang dient;
  • het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd, en:
  • voor zover de betrokkene tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt.

Organisatorische verplichtingen

Artikel 7. Geheimhoudingsplicht

  1. De gegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van hun ambt, beroep of een wettelijk voorschrift, dan wel krachtens een overeenkomst, tot geheimhouding zijn verplicht.
  2. Iedereen die handelt onder het gezag van Propeus, verwerkt deze gegevens slechts in opdracht van Propeus en handelt daarbij conform de richtlijnen van Propeus. De personen die kennis nemen van persoonsgegevens zijn tot geheimhouding verplicht, met uitzondering van gegevens die verstrekt moeten worden op grond van wet- en regelgeving.
  3. Indien een betrokkene onder toezicht staat, is Propeus verplicht (gevraagd en ongevraagd) informatie te verstrekken aan de gezinsvoogd. Dit geldt alleen als de informatie-uitwisseling van invloed is op de onder toezichtstelling. Deze informatieverstrekking kan zonder toestemming van de betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordigers plaatsvinden
  4. Propeus kan de regels met betrekking tot geheimhouding buiten beschouwing laten voor zover dit noodzakelijk is in het belang van:
  5. de veiligheid van de staat;
  6. de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;
  7. gewichtige economische en financiële belangen van de staat en andere openbare lichamen;
  8. de bescherming van betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen

 Artikel 8. Bewaren van gegevens

  1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.
  2. Persoonsgegevens mogen langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, wanneer zij geanonimiseerd worden of voor zover ze uitsluitend voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard.
  3. De verantwoordelijke stelt vast hoelang de opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven.
  4. De bewaartermijn is voor medische gegevens in beginsel vijftien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener schap voortvloeit.

Artikel 9. Beveiliging

  1. De verantwoordelijke legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de ten uitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen.
  2. Wanneer sprake is van een datalek (toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens, zonder dat dit de bedoeling is), dan zal, als het een ernstig datalek betreft, hiervan melding worden gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 10. Klachtenbehandeling

(zie ook het klachtenreglement op www.Propeus.nl onder ‘over-ons’)  Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit privacyreglement niet worden nageleefd, of een andere reden heeft tot klagen, kan hij zich wenden tot:

  1. de verantwoordelijke;
  2. de binnen de instelling functionerende regeling voor onafhankelijke klachtenbehandeling: Klachtenportaal Zorg

Artikel 11. Informatieplicht

  1. Indien bij de betrokkene de persoonsgegevens worden verkregen, deelt de verantwoordelijke voor het moment van verkrijging de betrokkene mede:
  • zijn identiteit;
  • de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene daarvan reeds op de hoogte is.
  1. De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.
  2. De verantwoordelijke informeert over de rechten van de betrokkene en op welke wijze de betrokkene deze rechten kan inroepen.
  3. Indien er persoonsgegevens worden verkregen op een andere wijze dan genoemd bij punt 1 deelt de verantwoordelijke de volgende informatie mede:
  • het moment van de vastlegging van de betreffende gegevens
  • wanneer de gegevens bestemd zijn om te worden verstrekt aan een derde, uiterlijk op het moment van de eerste verstrekking
  • zijn identiteit
  • de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd

Artikel 12. Recht op inzage en afschrift van persoonsgegevens

  1. De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens. Hij dient zich hiertoe met een verzoek tot de verantwoordelijke te wenden. De persoonlijke werkaantekeningen van de behandelaar vallen niet onder de hiervoor bedoelde verwerkte gegevens.
  2. De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt.
  3. Inzage in het dossier zal, bij voorkeur, onder begeleiding van de verantwoordelijke plaatsvinden.
  4. Het hiervoor bedoelde recht op inzage en afschrift kan worden geweigerd als deze gegevens de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene of derden zou schaden en/of het een onevenredig nadeel voor de betrokkene of derden met zich meebrengt. De hulpverlener behoudt hier uitdrukkelijk zijn eigen professionele verantwoordelijkheid en mag inzage en/of afschrift weigeren als dit onverenigbaar is met de zorg van een goed hulpverlener.
  5. Voor de verstrekking van een afschrift kan een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht4. 6. De betrokkene tekent voor ontvangst van het verkregen afschrift.

Artikel 13. Recht op aanvulling en correctie van persoonsgegevens

  1. De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
  2. De verantwoordelijke bericht de betrokkene binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot correctie of aanvulling schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een eventuele weigering is met redenen omkleed. Bij weigering van correctie en/of aanvulling, kan desgevraagd een verklaring met de zienswijze van de betrokkene toegevoegd worden aan het dossier.
  3. De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot aanvulling of correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

 Artikel 14. Verwijdering of vernietiging van persoonsgegevens

  1. De betrokkene kan verzoeken om vernietiging van op hem betrekking hebbende gegevens.
  2. De verantwoordelijke bericht de betrokkene schriftelijk binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot vernietiging. Een eventuele weigering is met redenen omkleed.
  3. De verantwoordelijke verwijdert de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede indien een wettelijk voorschrift zich tegen verwijdering verzet.
  4. Ingeval de gegevens in algemene zin van belang kunnen zijn voor de volksgezondheid en uit dien hoofde bewaard zouden moeten blijven, en het verzoek tot verwijdering de desbetreffende bescheiden betreft, kunnen deze in geanonimiseerde vorm behouden blijven.

Artikel 15. Vertegenwoordiging

  1. Indien de betrokkene jonger is dan twaalf jaar, treden de ouders, die het ouderlijk gezag uitoefenen, dan wel de voogd in plaats van de betrokkene.
  2. Hetzelfde geldt voor de betrokkene die de leeftijd van twaalf tot achttien jaar heeft en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.
  3. Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, treden, naast de betrokkene zelf, diens ouders of voogd op.
  4. Een betrokkene van 16 jaar en ouder die in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen is geheel handelingsbekwaam en hoeft zich niet te laten vertegenwoordigen.
  5. Indien de betrokkene ouder is dan achttien jaar en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, treedt in volgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op:
  • indien de betrokkene onder curatele staat of ten behoeve van hem het mentorschap is ingesteld; de curator of mentor;
  • indien de betrokkene deze schriftelijk heeft gemachtigd, de persoonlijk gemachtigde;
  • indien de persoonlijk gemachtigde ontbreekt of niet optreedt; de echtgenoot of andere levensgezel van de betrokkene;
  • indien deze persoon dat niet wenst of ontbreekt; een kind, broer of zus van de betrokkene.

Overgangs- en slotbepalingen

 Artikel 16. Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement.

  1. Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de verantwoordelijke.
  2. De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vanaf vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt via publicatie op de website van Propeus.
  3. Dit reglement is per 01-01-2017 in werking getreden en is bij de verantwoordelijke in te zien. Dit reglement is ook terug te vinden www.Propeus.nl